Tout salarié doit recevoir une fiche de paie lors du paiement du salaire.

Depuis 2017, la dématérialisation de la fiche de paie est devenue le principe et le format papier l’exception, sauf en cas de désaccord du salarié.

Pour la remise de la fiche de paie électronique, l’employeur doit indiquer au salarié les conditions dans lesquelles la fiche de paie est disponible. Le salarié peut refuser de recevoir sa fiche de paie de manière dématérialisée. Il le signale à l’employeur.

L’employeur doit conserver dans les locaux de l’entreprise un double de la fiche de paie (sous forme papier ou électronique) pendant une durée de 5 ans.

Au-delà de ces 5 années, les fiches de paie peuvent ne pas être accessibles directement dans l’entreprise (bien qu’elles ne doivent pas pour autant être effacées).  Si c’est le cas, l’employeur doit garantir au salarié la disponibilité de ses fiches de paie :

• soit pendant une durée de 50 ans à compter de son émission

• soit pendant 6 ans après le départ à la retraite du salarié

Si l’employeur ne remet pas régulièrement la fiche de paie, le salarié peut saisir le conseil de prud’hommes (CPH).

L’employeur peut être condamné à une amende pouvant atteindre 450 € par fiche non remise.

L’employeur peut également être condamné à verser des dommages et intérêts au salarié.

Le salarié qui a perdu sa fiche de paie peut demander un double à l’employeur, mais aucune disposition légale n’oblige l’employeur à le transmettre.

L’employeur ne doit pas faire figurer sur la fiche de paie du salarié l’exercice du droit de grève ou les fonctions de représentant du personnel.

La nature et le montant de la rémunération liée à l’activité de représentant du personnel doivent figurer sur une fiche annexée à la fiche de paie.

C’est à l’employeur de l’établir et de la fournir au salarié.

Des rubriques spécifiques sont prévues pour chacune des cotisations ou contributions sociales.

Sécurité sociale-maladie, maternité, invalidité-décès

Ces cotisations financent les éléments suivants :

• Prise en charge des frais de santé

• Prestations en espèces (indemnités journalières)

• Indemnités versées sous certaines conditions en cas d’incapacité ou d’invalidité de travail

Complémentaire incapacité-invalidité-décès

Un régime complémentaire facultatif peut être mis en place dans l’entreprise ou dans la branche professionnelle dans l’objectif de compenser la perte de revenus.

Complémentaire santé

Les cotisations de la complémentaire santé permettent le remboursement de dépenses engagées par l’assuré en cas de maladie, accident du travail, accident de la vie quotidienne ou maternité.

Le remboursement de la complémentaire santé s’ajoute au remboursement de l’assurance maladie obligatoire de base.

La couverture des salariés par une complémentaire santé est obligatoire. L’employeur doit financer au moins la moitié de la couverture.

Cette cotisation de sécurité sociale couvre les risques d’accidents du travail et de maladies professionnelles.

La cotisation est à la charge exclusive de l’employeur et calculée sur les rémunérations brutes des salariés.

Son taux est fixé par la  Carsat  en fonction de la taille et de l’activité de l’entreprise.

Les cotisations de retraite du régime de base de la sécurité sociale financent le système obligatoire des retraites.

Les cotisations d’assurance vieillesse sont calculées selon les conditions suivantes :

• Rémunération brute inférieure ou égale au plafond de la sécurité sociale (cotisation vieillesse plafonnée)

• Rémunération brute totale (cotisation vieillesse déplafonnée)

Sécurité sociale plafonnée

Les taux des cotisations sont les suivants :

• 8,55 % pour la part employeur

• 6,90 % pour la part salariale

Sécurité sociale déplafonnée

Les taux de la cotisation sont les suivants :

• 1,90 % pour la part employeur

• 0,40 % pour la part salariale sur la totalité de la rémunération

Complémentaire retraite

Les cotisations de retraite complémentaire financent le régime Agirc-Arrco ou Ircantec.

Les cotisations sont composées de 2 tranches :

• Tranche 1 comprise entre le 1^er euro et le montant du plafond de la sécurité sociale ( 3 925 € )

• Tranche 2 comprise entre le montant du plafond de la sécurité sociale ( 3 925 € ) et le montant de 8 fois le montant du plafond de la sécurité sociale

La contribution d’équilibre général (CEG) et la contribution d’équilibre technique (CET) s’ajoutent aux cotisations Agirc-Arrco.

La CEG s’applique sur la tranche 1 et la tranche 2.

La CET s’applique sur la tranche 1 et la tranche 2 lorsque le salaire dépasse le plafond de la sécurité sociale ( 3 925 € ).

La cotisation finance la retraite supplémentaire facultative instaurée au sein des entreprises. Elle constitue alors un troisième niveau de retraite des salariés.

Les droits acquis seront versés en complément des précédents étages du système de retraite.

Cette cotisation de sécurité sociale est destinée au financement des prestations familiales versées par les  Caf .

Elle est exclusivement à la charge de l’employeur. Elle est calculée sur la totalité de la rémunération brute du salarié. Le taux de droit commun est de 5,25 % .

Toutefois, une réduction de taux est applicable lorsque la rémunération du salarié est inférieure à 3,5 SMIC. Le taux de cotisation d’allocations familiales est alors abaissé à 3,45 % .

Il s’agit de contributions spécifiques qui sont uniquement à la charge de l’employeur.

Cette rubrique regroupe notamment les contributions suivantes :

• Versement transport

• Contribution au Fonds national d’aide au logement (FNAL)

• Participation des employeurs à l’effort de construction (PEEC)

• Contribution patronale au fonds de financement des organisations professionnelles et syndicales

• Contribution solidarité autonomie (CSA)

• Forfait social

• Contribution de l’employeur à la formation professionnelle continue

Un certain nombre de conventions collectives, comme certains statuts particuliers, prévoient des cotisations spécifiques obligatoires. L’employeur qui relève de cette convention ou de ce statut a l’obligation de respecter les obligations qui en découlent.

La cotisation versée aux caisses de congés payés figure dans cette rubrique.

La  CSG  participe au financement solidaire de la protection sociale, en particulier des branches famille, maladie et du fonds de solidarité vieillesse.

La CSG activité s’applique à l’ensemble des revenus bruts des personnes résidant en France et affiliées à un régime obligatoire français d’assurance maladies. Elle bénéfice dans certains cas d’un abattement forfaitaire de 1,75 % au titre des frais professionnels.

Le taux de la CSG sur les revenus d’activité est de 6,80 % .

Cette rubrique comprend les points suivants :

• Allègements généraux dont bénéficient les employeurs au titre des salariés dont les rémunérations brutes sont inférieures à 1,6 Smic

• Réduction du taux de cotisations allocations familiales, dont bénéficient les employeurs au titre des salariés dont les rémunérations brutes sont inférieures à 3,5 Smic

• Exonérations spécifiques pour les entreprises implantées dans les zones France Ruralités Revitalisation (FRR), anciennement zones de revitalisation rurale (ZRR), ou en bassins d’emplois à redynamiser (BER) ou en zones de restructuration de la défense (ZRD) ou encore implantées en outre-mer (Lodeom)

Il s’agit du montant des revenus pris en compte pour le calcul de certaines prestations sociales comme la prime d’activité ou le RSA.

Il permet aux salariés de retrouver les ressources à déclarer à la  Caf  ou à la  MSA  pour bénéficier de leurs droits.

Cette mention sur le bulletin simplifie les démarches des allocataires qui n’ont plus à calculer le revenu net à déclarer aux organismes sociaux.

Il s’agit du total des sommes versées par l’employeur, y compris les contributions patronales, pour l’emploi du salarié.

Cette ligne regroupe 

• la rémunération brute du salarié

• et les cotisations et contributions à la charge de l’employeur, déduction faite des exonérations et allègements de charges sociales.

La fiche de paie doit indiquer les informations suivantes :

• Assiette, taux et montant de la retenue à la source opérée

• Somme qui aurait été versée au salarié en l’absence de retenue à la source

La mention « Net à payer avant impôt sur le revenu » et la valeur associée doivent être affichées dans une police dont le corps de caractère est au moins égal à 1,5 fois celui utilisé pour les autres lignes du bulletin de paie.